שעון או מצפן - באיזה כלי נכון למדוד ניהול זמן אפקטיבי 

אילו הסכמנו לראות את הניהול כמשחק, אזי הזמן הוא המגרש בו מתרחש משחק זה. בין אם מדובר במנכ"ל של ארגון גדול ובין אם במנהל חנות ירקות, עקרת בית או נהג קטר – אם אתם רוצים לנצח במשחק הניהול חשוב להבין שהיכולת הניהולית מתבטאת במידה רבה ביכולת ניהול זמן אפקטיבית.

 ניהול זמן נכון עושה שימוש אפקטיבי בזמן

מנהלים רבים טועים להגדיר ניהול זמן נכון כפתרון חידת פאזל. בראשית השבוע הם מדמים עצמם ניצבים מול ערימת אבני משחק שעליהם לשלב באופן המוצלח ביותר. מבחינתם הצלחה תתקיים כאשר כל אבני המשחק ימצאו את מקומן.
אולם, הזמן הוא משאב שנמצא תמיד במחסור, כלומר תמיד יהיו יותר מטלות מאשר זמן לבצע אותן. כאשר מנהלים פותחים ידיים לצדדים ואומרים "אני עמוס, אין לי זמן", למעשה הם מעידים על  המרוץ הקבוע בעקבות האירועים בו הם נמצאים ועל הקושי לאזן בין תביעות הזמן המתנגשות. במילים אחרות, לא כל המטלות יגיעו לכדי ביצוע. ואם כך, כדי להבטיח את ביצוע המטלות החשובות, יש להבטיח שהן נמצאות בראש הרשימה.

 מה מאפיין את המטלות החשובות בתהליך ניהול הזמן

מהי מטלה חשובה? מטלה חשובה היא זו שביצוע שלה מקדם לעבר המטרה שלנו או מטרת הארגון.

ניהול זמן נכון מבוסס ביסודו על בחירת הדרך הנכונה לאתר את המטלות החשובות ולתעדף אותן. ההצלחה בניהול זמן מתקיימת כאשר המטלות הנבחרות לביצוע אינן רשימה מקרית של מטלות, אלא רשימה מתועדפת בה משימות שביצוען מקדם יותר להשגת המטרה שלנו יעמדו בראשה והשאר בהמשך. המשימות שעליהן להיות מוצבות בראש התור הן המשימות החשובות, לאו דווקא הדחופות.

 כיצד מתייחס ניהול הזמן למטרות דחופות לעומת מטרות חשובות

המטרות הדחופות בעולם הניהול הן בדרך כלל אלה שאילו הקדמנו לזהות מבעוד יום כמטרות חשובות, לא היינו נדרשים להתמודד איתן למחרת כמטרות דחופות. התופעה הרווחת היא זו בה משתלטת הדחיפות על החשיבות. ניהול זמן שעיקרו מטלות יומיות ממקד את תשומת הלב בדחיפות. מאפיינים אותו משברים, בעיות דוחקות, "כיבוי שריפות" - התוצאות הן בדרך כלל ניהול זמן לא איכותי, לחץ ושחיקה.
ניהול לפי חשיבות המטלות עוסק במניעת משברים, בתכנון, באיזון, בשליטה, בבניית מערכות יחסים, באיתור הזדמנויות חדשות. ניהול זמן הבוחר את המטרות על פי חשיבותן, רואה לנגד עיניו את מטרות הארגון. ניהול הזמן אפקטיבי מכוון ע"י מצפן המטרות של הארגון,  לא על-פי מחוגי השעון.

כיצד ניתן לאתר את המטלות החשובות בתהליך ניהול הזמן

השאלה החשובה ביותר כדי לקבוע את מידת החשיבות של משימה היא, מהי אותה משימה שביצועה המושלם ישפיע בצורה היותר משמעותית על תוצאות השבוע הבא.
על מנת לאתר את המשימות החשובות יש מספר דרכים, להלן מתוארת רק אחת מהן:

• קחו מספר פתקים ורשמו עליהם את המטלות שלכם לשבוע הקרוב, על כל פתק מטלה אחת.
• הרימו שני פתקים מהערימה, שני פתקים כלשהם והציבו אותם זה כנגד זה בשיטת הנוקאאוט:  
מי משתי המטלות שלפניכם יותר חשובה? מי מהן תתרום יותר להצלחתכם? להצלחת הארגון? להצלחת המשימה? המטלה "המפסידה" יוצאת, הניחו אותה בצד.
• כעת שימו פתק נוסף מול המטלה המנצחת מהסיבוב הקודם. איזו מהן זכתה הפעם? גם עכשו שימו את המטלה מפסידה בצד.
• וכך שוב ושוב עד שרק מטלה אחת נותרת. זוהי המטלה המנצחת, היא המטלה החשובה ביותר לקידום היעדים השבוע.